会议方案(通用10篇)

方案是对问题进行分析和研究之后得出的最佳解决途径。那么我们该如何选择一个适合的方案呢？下面是一些方案评估的方法和技巧，供大家参考借鉴。

会议方案篇一

文科楼320教室。

回顾过去，展望未来。

材料组（李文婷）。

1、油印《天水师范学院学生社团组织管理办法》、

《财务、赞助管理办法》45份；

油印《天水师范学院学生社团刊物管理办法》15份；

3、打印专业学术类学生社团工作经验交流会总结和王定玺在大学生论坛上的发言稿。

（二）联络组（杨乐宁）。

1、收注册表、制活动统计表、学生社团负责人通讯录；

2、统计社团党员、团员人数；

4、通知与会时间和获奖人；

（三）会务组（朱涛）。

1、收集获奖人名单、打印证书；

2、准备会场教室，桌布（与秘书处联系）、花盆、座签、笔纸；

3、打印更换许可证；

4、联系广播站和电视台、照相人员；

（一）会务组。

1、布置场地（黑板）；预计与会人数；

2、作会议记录和照相；

（二）联络组。

1、活动前负责人签到；

2、引导与会人员按预定安排就座；

（三）材料组。

1、发放各类资料（专业学术类社团工作经验交流总结和王定玺发言稿以及刊物管理办法）。

2、发放纸笔；

3、摆放证书；

（四）主持工作。

1、支持人宣布会议开始；

2、陈小娟代表社团管理部作03——05年工作总结和05——06学年工作计划；

3、学生社团05——07年工作规划；

4、宣读表彰04——05学年度学生社团先进个人的决定；

5、颁奖；

7、更换社团许可证；

8、为新成立社团口才与演讲协会颁发成立许可证书；

9、社团负责人工作建议；

10（休会10分钟）；

11、负责人进行工作经验交流。

1）.学习《天水师范学院学生社团组织管理办法》。

1、全体新成员写工作总结、宣传组写团讯；

2、与社团负责人合影留念。

会议方案篇二

为落实全民健身活动精神，不断提干部职工素质，活跃干部职工文化生活，增强机关凝聚力、向心力，经市总党组同意，决定开展“学文化、强体魄、创文明、建和谐”为主题的文体活动。为保证主题活动有序开展，特制定本活动实施方案。

一、指导思想。

以中国共产党成立90周年纪念活动为契机、以党工共建创先争优活动为载体，以构建和谐机关为目标，以服务职工为重点，切实履行工会基本职责，发挥工会独特作用，加强工会自身建设,团结动员广大机关干部职工为“”发展做贡献。

二、活动目的。

以积极倡导健康文明的生活方式和行为为根本，充分发动机关干部积极参加各类兴趣小组，开展内容丰富、形式多样、娱教于乐的文体活动，进一步丰富干部职工的业余生活，培养良好的精神情操，形成积极向上、健康活泼的机关氛围。

三、活动原则。

健康文明、团结和谐、生动活泼、节约俭朴、安全可行。

四、活动方式。

走访、调研、考察、参观、交流、比赛等活动方式。

五、活动类型。

1、机关兴趣小组活动。

2、与外单位联谊活动。

五、参加对象。

富阳市总工会机关工会全体会员。根据实际情况，邀请相关单位的相关人员参加。

六、经费保障。

本着节俭的原则，由机关工会根据活动内容统一安排。

七、组织安排。

年初由机关工会制定出全年的活动方案，提交领导班子会议讨论通过后由机关工会组织实施。为便于活动，将机关全体会员分成两个组，一是文化活动组，二是体育活动组。文化活动组由盛民任组长;体育活动组由方志明任组长。两个组轮流组织活动，原则上一个季度一次大型活动，每月组织一次小组活动，机关工会做好统筹协调工作。

八、活动要求。

1、机关工会活动要求全体会员积极参加，积极配合。杜绝无故不参加工会活动的现象，严格有事请假制度。

2、各种工会活动的举行，全体会员都要服从安排，遵守活动规程和纪律。

3、机关职工参加工会活动，要自觉维护工会的形象，展示工会干部的风范。

附件：《富阳市总工会机关工会20xx年度工会活动安排》。

附：富阳市总工会机关工会20xx年度工会活动安排。

活动方式：采风、读书交流会。

第二季度活动主题：健身活动。

第三季度活动主题：庆祝建党90周年，活动目的：铭记党史，缅怀先烈，激发干劲。

活动方式：听党课、实地走访革命老区。

第四季度活动主题：

活动目的：了解我市建设成果，激励大家热爱家乡。

活动方式：实地考察、参观黄公望隐居地感受现代版富春山居图。

争创群众满意机关主题实践活动方案。

为巩固和扩大学习实践科学发展观主题活动成果，进一步提升机关干部能力素质，优化环境，根据东创先发【20xx】6号《关于开展“明职责，亮身份，优服务，争创群众满意的创口服务单位”主题实践活动的通知》要求，局党组研究决定，在局机关工作人员中集中开展争创满意机关活动。为确保活动顺利进行，特制定本实施方案：

一、指导思想。

以党的xx大精神和xx届五中、六中全会为指导，全面落实科学发展观，紧紧围绕经济建设中心，以提高执行力为重点，以提升干部能力素质、优化环境、推动工作落实为主要内容，以公开监督、整改督办、群众评议为主要手段，着力解决素质不高、机制不活、服务不优、落实不力等突出问题，让基层广大干部群众满意、上级满意、社会各界满意，推进机关效能建设活动的经常化、规范化和制度化。

二、对象。

机关全体工作人员。

三、争创任务和目标。

三是夯实基础，管好队伍，完善制度，着力解决服务不实、风气不正、效率不高的问题;。

四是明确工作目标，完善绩效考核，着力解决行政执行力不强的问题;。

五是标本兼治，强化责任，着力解决为政不勤不廉的问题。总的目标要求是：

为民。牢固树立执政为民的思想，坚持把为群众服务作为卫生工作的出发点和落脚点，把群众意愿作为制定决策的首要依据，把群众满意作为检验工作的最高标准，认真查改群众最不满意的问题。认真解决群众最关心的难点、热点问题。

务实。坚持实事求是，量力而行，重实绩，干实事，求实效，坚决克服形式主义和官僚主义。牢固树立和落实科学发展观，勇于探索，敢于攻坚，善于创新，创造性地开展工作，争创一流的工作业绩，主要业务指标达到全省开发系统先进水平。

清廉。坚持开展经常性地党性党风党纪教育，形式灵活，效果良好。认真落实党风廉政建设责任制，坚决落实中央和省、市委关于党风廉政建设的各项规定。注重抓好机关作风建设，在行风评议中社会评价逐步提高。党员干部严格执行机关工作人员行为规范，恪守职业道德，严于律己，遵纪守法。

四、活动内容。

(一)进一步解放思想，更新观念。

组织机关工作人员深入学习党的xx大精神和总书。

记在中纪委七次会议上的重要讲话精神，理性认识我局在县级机关部门和省市开发系统中所处的位置，努力克服沾沾自喜、自我满足、贪图安逸的精神状态，解放思想，更新观念，自我加压，开拓进取，在全局上下形成积极服务全县经济发展的浓厚氛围。在此基础上，组织全体同志认真解剖机关干部责任意识不强和工作动力不强的深层次原因。扎实开展综合素质教育，提升机关干部的综合素质，使工作人员“想干事、原干事”，打造一支责任意识和执行能力强的高素质干部队伍。

(二)进一步理顺体制机制，提高执行力。

1、开展“提高机关执行力行动”讨论。通过开展执行力的大讨论，着力解决“办事拖拉”的问题，预防和解决拖沓懈怠的“机关病”，培养“立即反应，马上行动”的机关执行理念，打造目标一致、价值趋同、步调统一、充满激情的工作团队。

2、建立健全机关内部科室之间责权明确、运转协调、政令畅通的机制。按照精简统一效能的原则，理顺关系，优化结构，着力解决服务“中梗阻”问题，建立起科学的、层级清晰的责任体系、绩效考核体系和责任追究体系。

3、加大“三项公开”的力度。重点向群众公开行政审批环节、办事流程和收费项目，扩大群众知情权、监督权，以公开透明提升行政执行力。通过召开服务对象代表座谈会、发放征求意见表等形式，找出本系统、本单位群众最不满意的地方、最难办事的环节，作为争创活动的重点。

(三)进一步转变工作作风，优化服务。

1、大力倡导求真务实、埋头苦干的精神。反对吹虚浮夸，工作不实，好大喜功、心浮气躁，急功近利，弄虚作假，奢侈浪费。

2、努力形成抓落实的风气。要从坐而论道，以会议落实会议、以文件落实文件、以讲话落实讲话的形式主义中解放出来，敢于负责、敢于碰硬，各项工作要一抓到底，抓出成效。

3、要严肃工作纪律。严禁有令不行、擅离职守;严禁吃拿卡要;严禁工作互相推诿、办事敷衍拖拉。局班子成员要带头改进自身作风，把更多精力集中到调查研究，科学决策上来，努力成为争创满意机关活动的模范实践者和积极推动者。

4、密切党群干群关系，执政为民。继续帮扶联系贫困村、贫困户，尽其所能帮助群众解决最关心、最现实、最困难的问题。结合全局实际，努力为群众办实事，让群众得到实惠，用工作实绩提高群众满意度。

五、方法步骤。

(一)全面动员部署阶段(4月中旬)。一是召开动员大会。召开全体干部职工大会，学习贯彻“争创满意机关”活动文件精神，对我局开展争创群众满意机关活动进行动员部署。二是制定工作方案。由局争创满意机关活动领导小组办公室牵头，结合机关实际，制定我局争创满意机关活动实施方案。

(二)集中学习教育阶段(时间5月上旬至5月底)。重点学习xx大报告、《公务员法》、《招投标法》等法规，要求做到“一个结合、三有”，即学习与“创建学习型党组织”活动相结合，有读书笔记、有会议纪录、有调研文章。

公布举报电话、电子邮箱、设置举报箱。县开发局主题实践活动举报电话：(二)开展过程监察阶段(5月上旬-11月底)。

建立争创满意机关活动开放监督网络，接受公众监督。在党代表、人大代表、服务对象代表、政协委员、企业代表、乡镇(街办)分管领导代表、综治办领导代表中聘请20名争创满意机关活动监督员。开通争创满意机关活动网上征求意见信箱。发放征求意见书，公开征求服务对象对局系统争创单位意见，每季度向社会公布一次测评结果。

(三)开展重点评议阶段(6-7月份)。一是认真查摆问题，围绕争创群众满意机关的目标要求，努力查找本单位及个人在思想观念、责任意识、工作作风、服务水平、工作效率等方面的问题;二是召开全局争创满意机关活动征求意见会，收集社会各界对我局争创活动的意见和建议。同时，直接面向群众、基层服务对象组织一次满意度测评。

(四)开展专项整改(8—10月)。一是针对座谈会等形式收集到的意见、建议和突出问题，认真梳理、归纳、整理。二是制订整改措施，切实整改。对群众意见集中的突出问题逐一制订具体的整改措施，明确整改时限，落实整改责任科室和责任人，切实整改。

(五)开展满意度综合测评(11—12月)。年底按照县“争创满意机关”活动领导小组的要求，全面总结我局在争创活动开展情况取得的阶段性成果，做好迎接县委争创办组织的满意度综合测评和上级领导评议前的准备工作，积极争创最佳满意机关。

五、工作措施。

(一)组建机构，加强领导。局成立争创满意机关领导小组，由党组书记、局长任组长，其他班子成员及科室负责人为成员，领导小组下设办公室，牵头组织好满意型机关争创工作。

(二)广泛发动，营造氛围。局争创群众满意机关小组办公室要发挥好组织协调的作用，注意调动各方面的积极性、主动性和创造性，形成宣传教育的整体合力。通过全方位、立体化的宣传教育，将机关全体干部职工的思想认识统一到争创满意机关的具体要求上来，努力营造全局开展争创满意机关的浓厚氛围。

(三)加强监督，严肃纪律。局办公室负责满意型机关争创活动的监督检查工作，突出监督重点，确保政令畅通。各科室要建立行之有效的监督自查机制，开展经常性的监督检查，及时发现和解决影响争创满意机关的问题，对有令不行、有禁不止的工作人员要作出严肃处理。

(三)夯实基础，管好队伍，完善制度，着力解决服务不实、风气不正、效率不高的问题。重点是结合如东农业综合开发工作实际，修订机关各项工作制度，以“为民、务实、清廉”为主题，不断改进党员干部特别是领导班子成员在思想作风、工作作风、领导作风、生活作风等方面存在的突出问题，提倡做到“八多八少”，把弘扬新风正气融入到机关各项工作中去，树立乐于奉献的良好形象，切实杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”的现象，使广大干部职工切实履行好各项职责，以此增强机关的凝聚力、亲和力和公信力，努力打造亲民机关和诚信机关，自觉解决作风不实和风气不正等问题，提高办事效率。

工作目标任务和要求分解量化，并紧紧围绕农业开发工作中的重点问题，基层服务对象集中反应的热点、难点问题，强化措施，以此提高开发工作的行政执行力。

(五)标本兼治，强化责任，优化廉政勤政环境。认真落实“一岗双责”，更加注重治本，更加注重预防，更加注重制度建设的要求，广泛开展“讲党性、重品行，作表率”活动，特别注重理想信念和廉政教育，在积极为企业和群众服务的过程中，坚决杜绝以权谋私、非法交易等违法违纪行为。

会议方案篇三

3、让全体员工了解未来一年公司的发展目标及重要措施，及个人前景。

公司全体人员。

行政部/总经办的负责人。

约3小时。

2、根据会议文件整理为生动形象的演说稿，用ppt的演讲及演示；

3、根据需要准备相应节点的音乐以渲染气氛；

4、视乎需要准备横幅或其他现场布置，准备音响和相机的配合现场效果，、奖状、奖品等等。

(一)主持人邀请总经理发言主持人公布年度工作总结。

1、公司过往一年的重要成绩，重大举措（用数字说明问题）；

2、过往一年对公司作出重要贡献的个人或团队，予以表彰和奖励，并发表个人感言；

3、各部门负责人总结在过往一年的工作中，其部门的成绩，存在的问题，解决的办法，等等。

(二)主持人公布来年工作计划。

1、来年全公司的工作目标及细化项目；

2、宣布重要任务及责任人，将在春茗时间签订并公布“责任状”；

3、来年即将发生的变化及重要措施；

4、各部门负责人根据公司发展方向宣布来年的计划、措施，等等；

5、各部门负责人就来年的目标和任务进行表态，以坚定团队信念和斗志。

(三)总经理总结发言、鼓舞士气。

全体合照，唱企业歌。

会议方案篇四

随着电子信息技术的不断发展，数字视频技术也逐渐趋於成熟，并将迅速改变我们的生活，随着互联网宽带技术的发展，数字视频技术已经融入视频会议、远端医疗、远端教育、远端监控、流媒体技术等多个方面，并服务於各行各业，因此对於现在来说，数字视频技术无疑是新的经济增长点。

整个系统要高效率的完成教学任务，结合各个系统，充分发挥各个系统的功能，完成智能化的视频会议。

（一）多媒体显示系统：

多媒体显示系统由高亮度、高分辨率的液晶投影机和电动屏幕构成；完成对各种图文信息的大屏幕显示。

（二）a/v系统：

a/v系统由计算机、dvd、vcr（录像机）、实物展台、远端视频会议系统、功放、音箱、数字硬盘录像机等a/v设备构成；完成对各种图文信息（包括各种软体的使用、dvd/cd碟片、录像带、各种实物、声音）的播放功能；实现多功能厅的现场扩音、播音，配合大屏幕投影系统，提供优良的视听效果。并且通过数字硬盘录像机，能够将整个过程记录在硬盘录像机中，便於以後的查询、回顾等。

（三）会议室环境系统：

会议室环境系统由房间的灯光（包括白炽灯、日光灯）、窗帘等设备构成；完成对整个会议室环境、气氛的改变，以自动适应当前的需要；譬如播放dvd时，灯光会自动变暗，窗帘自动关闭。

（四）智慧型多媒体中央控制系统：

采用目前国内档次最高、技术最成熟、功能最齐全，用途最广的中央控制系统，该系统是目前国内最先进的中央控制系统设备。实现多功能会议室各种电子设备的集中控制。

要求操作简单、人性化、智能化；

要求整个系统可靠性高；

尽量多的体现出各种设备的卓越功能，让所有设备工作在最佳状态，发挥设备的最大功效；

能够控制dvd、录像机进行播放、停止、暂停等功能；

能够控制实物展台进行放大、缩小等功能；

能够控制音量，进行音量大小的调节功能；

能够实现音视频信号、vga信号自动切换控制功能；

能够控制会议室的灯光和窗帘，自动适应当前的需要；

会议方案篇五

[第二步]--|确定由谁筹划会议，策划者的职责及任务|。

[第三步]--|明确会议目的和目标|。

[第四步]--|保持沟通|。

[第五步]--|进行会议预算|。

1.制定财务目标。

2.制定预算。

[第六步]--|安排会议召开日程|。

[第七步]--|选择最适合召开会议的酒店|。

1.列出可供选择的清单。

2.选择合适类型的场所。

[第八步]--|邀请相关领导、专家与会|。

[第九步]--|邀请相关人员参加会议，并做好回执统计工作|。

[一]--|提供会务组人员的安排|。

[二]--|提供会议资料的印刷|。

[三]--|提供会议资料、器材的存放及摆放|。

[四]--|根据需要提供会议召开的庆典服务。充气拱门、门前横幅、氢气球等|。

[五]--|提供会议中特殊要求的视听设备|。

[六]--|提供会议人员的胸卡制作|。

[七]--|根据会议性质和规模安排会议室的布置|。

[八]--|为会议室提供会议标语、及各种指示牌|。

[九]--|邀请相关人员参加会议，并做好回执统计工作|。

[九]--|会议期间提供简单文具用品纸、白板等|。

[十]--|提供会议人员的酒店房间分配、签到工作|。

[十一]--|会议期间提供茶水、矿泉水等饮料|。

[十二]--|会议期间提供简单文具用品纸、白板等|。

[十三]--|提供会议要求，提供礼仪小姐、翻译人员服务|。

[十四]--|安排与会议人员餐饮|。

[十五]--|为会议安排活动|。

[十六]--|提供电脑、投影仪等的紧急维修服务|。

[十七]--|安排记者招待会|。

[十八]--|收集剪报|。

[一]--|安排好会议人员的返程票务预订及分发|。

[二]--|安排提供会后观光考察|。

[三]--|安排好会议人员的送站工作|。

会议方案篇六

为认真贯彻落实省市交通工作会议精神，总结上半年交通工作，全面部署下半年的工作任务，特制订全区交通工作会议方案如下：

20xx年7月7日上午8：30。

鸿运酒店二楼会议室。

区委副书记、区长张明；区委常委、区政府副市长路良。

各镇（区、街）镇长（办事处主任）。国土局、财政局、公安局、发改局、监察局、住建局、审计局、林业局、安监局、广电局等单位主要负责人。

交运局、港航局、公路局中层（含）以上干部。

市交运集团、客运公司、公交公司、运输公司等单位主要负责人。（共100人）。

会议由区政府副市长路良主持，会议日程有两项：

1、路区长与各镇（区）街道签订20xx年度乡村公路建设养护管理目标责任书。

2、张区长做重要讲话。

会议方案篇七

进行药业产品介绍和相关学术推广，包括让医生认识产品的特点和优势，帮助其建立处方产品的信心，指导其选择患者并使用产品，同时进行相关学术交流，加强客情关系，最终达到品牌宣传、产品销售的目的。

1、促进与终端客户的交流与合作，进一步加强客情关系。

2、传递公司的企业文化，以提升公司的品牌。

3、提高公司品牌良好的口碑宣传，最终达到销售相关品种。

1、会议名称：医疗学术推广暨联谊交流会议。

2、会议时间：x1.11.25(周五)。

——x1.11.26(周六)。

4、会议主题：学术交流、联谊沟通、销售合作。

5、会议邀请对象：x社区医院。

6、主办单位：药业、医学教|育网搜集整理药业集团。

7、会议形式：客户联谊+会议交流。

8、组织部门：企划部、采购部、医院销售中心。

9、会议规模：100家左右的社区医疗服务机构，近x人。

会议方案篇八

一、活动安排：

(一)座谈会。

座谈内容：1、社区党建工作上有哪些新探索和新突破，采取哪些措施，取得哪些成效和经验，存在的主要问题和原因是什么，应如何解决。2、社区专职党务工作者应该如何做好社区党建工作，目前存在什么问题，有何建议和意见。

要求：每个街道选定一名社区党务工作者代表，一名党务协管员代表发言。每人发言时间约3分钟。

座谈时间：15：30分—16：30分。

(二)文体活动。

活动项目：气排球比赛。

规则：以街道为单位，共6个队，抽签分为四组进行比赛，三局两胜制，每局21分，每组抽签进行循环赛，决出前三名。(白露街道与组织部联合组一个队、石埤坪镇、沙塘镇、长塘镇联合组一个队)。

活动时间：16：30分—18：00分。

二、参加活动的街道、社区党建工作人员：(73人名单见附表)。

1、20xx年新招党务工作人员共35人。

2、街道党建助理、党务协管员共28人。

3、社区党建分管领导共10人。

三、慰问活动时间：2xxx年1月17日下午3：30分。

四、慰问活动地点：君武森林公园。

五、交通：自行准备交通工具前往。

六、经费预算：购买慰问品、奖品、水、水果，约元。

七、活动分工(附表)。

会议方案篇九

家长意见征询、幼儿一日活动相关影像资料、讲话稿、记录本、家长签到表、会议环境布置等。

小班教室。

窗体顶端。

1.帮助家长了解幼儿园的教育教学内容以及科学的。

2.家庭、幼儿园配合一致，形成合力，使教育的微环境充分体现。

(一)迎接家长。

(二)家长签到。

(三)家长观摩幼儿半日活动(两位教师各组织一节活动课)。

(四)开始会议。

1.教师介绍本班的情况及幼儿园教育。

2.请家长观看幼儿一日生活的影像资料。

3.家长、教师畅所欲言，相互交流育儿方法、经验。

4.教师对家长提出的疑问进行解答。

5.个别交流，结束会议。

会议方案篇十

(一)安排方式：这里有几种方法来处理会议的团体住宿，最简单的方法是由参会者自己安排住宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题:。

1.遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使参会者住在距离会场较远的地方。

2.参会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。

3.会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。

因为会议公司经常与酒店合作，酒店都有协议价给到会议服务公司，所以客房和会场预订最好选择会议公司合作，善达公关就是您理想选择之一。

(二)住宿程序：一旦预订的房间决定后，决定用哪4种基本住宿程序是你需要的：

1.告诉饭店所有参会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。

2.告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。

3.经由专业会议服务公司代为处理。

4.经由主办单位的住宿组人员负责。

(三)预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。

订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由参会者直接向饭店订房。

这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。

另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励参会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。

住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括：

1.注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。

2.注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。

3.房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。

4.要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。

一旦房数被确定后，住宿局/观光局会提供你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。

如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些参会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。

特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订400间，40间为vip使用，其余360间为参会代表，使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。

详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸文字，彼此要了解：

1.特别预订多少房间，什么类别和房价。

2.预订的作业程序。

3.什么时限内未使用的房间转到一般预约中。

在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾(vips)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。

工作人员房间预订和免费房间：在一般参会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和免费房间。

一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间，由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)。工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的成本。

最好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(逮vips)特别礼遇(如送水果、小礼物等)，你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。

有关作业原则，例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。

虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料，一般标准表格包括下列内容：

1.主办单位名称。

5.收件截止日期。

6.确认函回信地址。

7.各饭店的房价。

8.税金明细。

9.饭店的地理位置图。